1. Finalité du traitement des données

Dans le cadre de l’organisation du pèlerinage 2026 et des activités de l’Hospitalité du Berry, des données personnelles vous concernant sont collectées et traitées. Ces données sont nécessaires pour :

• gérer votre inscription au pèlerinage,
• organiser votre participation et votre affectation dans un service,
• assurer votre sécurité et votre accompagnement,
• communiquer avec vous avant, pendant et après le pèlerinage,
• vous informer des activités de l’Hospitalité du Berry.

En application du Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD), j’accepte que mes données personnelles soient collectées en vue d’effectuer un ou plusieurs pèlerinages et d’être informé des activités de l’Hospitalité du Berry.

2. Base légale du traitement

Le traitement repose :

• sur votre consentement,
• sur l’intérêt légitime de l’Hospitalité du Berry pour l’organisation du pèlerinage,
• et, le cas échéant, sur des obligations légales (sécurité, assurances, obligations sanitaires).

3. Données collectées

Les données suivantes peuvent être collectées :

• identité, coordonnées, date de naissance,
• informations médicales strictement nécessaires à votre sécurité,
• informations logistiques (transport, hébergement, besoins spécifiques),
• données relatives à votre participation (service, rôle, disponibilités),
• données de communication (échanges, messages, inscriptions).

Aucune donnée n’est vendue, cédée ou utilisée à des fins commerciales.

4. Durée de conservation

Les données sont conservées :

• pendant la durée nécessaire à l’organisation du pèlerinage,
• puis archivées pour une durée maximale de 3 ans pour la gestion des activités de l’Hospitalité du Berry,
• sauf obligation légale imposant une durée différente.

5. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès à vos données,
• droit de rectification,
• droit de suppression,
• droit d’opposition,
• droit à la limitation du traitement.

Vous pouvez exercer ces droits :

• par mail : [email protected]
• par téléphone : 07 44 47 29 89

6. Droit à l’image

L’Hospitalité du Berry peut être amenée à réaliser des photos ou vidéos dans le cadre du pèlerinage. Une demande de consentement spécifique vous sera proposée dans le formulaire d’inscription.

7. Renonciation aux frais engagés

Je renonce à l’ensemble des frais engagés lors de ce temps de pèlerinage et en fais don à l’Hospitalité du Berry.

Cette renonciation est volontaire et contribue au fonctionnement de l’association.

8. Conditions d’annulation (sur le prix global du pèlerinage)

Hôtel St Rose

Le remboursement intégral ne sera appliqué que jusqu’à 12 jours avant le départ : au-delà, quel que soit le motif d’annulation, l’intégralité du montant total sera retenue.

Tous les autres hôtels :

• Toute annulation jusqu’à une semaine avant le début du pèlerinage fera l’objet d’un remboursement intégral du prix payé.
• L’annulation dans la semaine précédent le départ fera l’objet d’une retenue de 10 % du montant total. Si celle-ci est justifiée par un certificat médical, le remboursement sera total.

9. Engagement de participation

J’accepte de participer au pèlerinage 2026 avec l’Hospitalité du Berry, dans le service où l’on m’affectera.

Cet engagement est nécessaire pour permettre l’organisation des équipes et des services.

10. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est : Hospitalité du Berry Association loi 1901 Contact : [email protected]

Nous attirons votre attention sur le fait que cette charte constitue un document type et n’est en aucun cas établi en fonction de la situation juridique spécifique et individuelle du client. Il vous appartient de personnaliser ce modèle. A ce titre, vous reconnaissez que SPYRIT ne vérifie en aucun cas les contenus de la charte établie par vos soins avant sa mise en ligne sur la Plateforme. La responsabilité de SPYRIT ne saurait être engagée du fait de ladite charte modifiée.

Vous êtes par ailleurs informé que ce modèle vous est proposé à titre d’exemple. Vous êtes libres d’utiliser tout autre modèle. En outre, SPYRIT ne vous garantit pas que la charte est conforme à la règlementation en vigueur à la date qu’elle porte ou au droit positif au jour de sa mise à disposition sur la Plateforme, ni qu’elle est adaptée à vos besoins, dont SPYRIT n’a pas connaissance.

CHARTE RELATIVE A LA PROTECTION 

DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DES UTILISATEURS

1. Définition et nature des données à caractère personnel

Lors de votre utilisation du site internet accessible à l’adresse [à compléter] (ci-après la « Plateforme »), à travers lequel nous vous permettons de vous inscrire à l’un de nos évènements et d’organiser et gérer vos déplacements pour cet évènement, nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer des données à caractère personnel vous concernant, désignant toutes les données qui permettent d’identifier un individu directement ou indirectement.

Dans ce cadre, nous collectons les données suivantes :

1.1. Information que vous nous communiquez

Pour la bonne exécution des services que nous proposons à travers la Plateforme, et notamment les services de paiement, nous collectons les données suivantes :

o Informations permettant votre identification lors de l’inscription à un évènement : nom, prénom, société de rattachement le cas échéant, adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone fixe ou mobile ;

o Informations relatives au paiement : numéros de carte bancaire, numéros BIC et IBAN en cas de prélèvement SEPA ;

o Toutes informations que vous choisirez de nous communiquer dans le cadre de l’exécution des services,notamment lorsque vous laissez un avis ou nous communiquez des informations relatives à l’exécution d’une commande.

o [à compléter]

1.2. Information que nous collectons automatiquement lors de votre utilisation de la Plateforme

Lors de votre utilisation de la Plateforme et pour la bonne exécution des services, nous sommes également susceptibles de collecter des données à caractère personnel vous concernant, de manière automatique par l’intermédiaire des outils et services proposés sur la Plateforme. Nous sommes amenés à collecter les données suivantes :

• Informations d’utilisation des outils et fonctionnalités de la Plateforme : nous collectons des informations concernant vos interactions avec la Plateforme et notamment, les pages ou les contenus consultés sur la Plateforme, les liens sur lesquels vous avez cliqués ;

• Informations de connexion et relatives aux équipements et appareils que vous utilisez pour vous connecter à la Plateforme : nous collectons les données de connexion d’appareils lorsque vous accédez et utilisez la Plateforme, y compris si vous n’avez pas ouvert de compte sur notre Plateforme, et notamment, votre adresse IP, les dates et heures de connexion, les données relatives au matériel et aux logiciels informatiques utilisés, les identifiants uniques, les données de plantage, les pages visualisées ou affichées avant ou après s’être connecté à la Plateforme ; 

• Informations sur les opérations de paiement : date et heure du paiement, moyen de paiement utilisé, date d’expiration du moyen de paiement, montant du paiement.

2. Objet de la présente charte

La présente charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter et traiter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits.

Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version modifiée suite à la loi de transposition du Règlement général de protection des données n°2018-493 du 20 juin 2018.

3. Identité du responsable de la collecte et du traitement de données

Le responsable de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel est la société [à compléter], société [à compléter], inscrite au Registre du commerce et des sociétés de [à compléter] sous le numéro [à compléter], dont le siège social est situé [à compléter](dénommée dans le cadre des présentes « Nous »).

OU

Le responsable de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel est l’association [à compléter], association loi de 1901, inscrite au Registre national des associations sous le numéro [à compléter], dont le siège est situé [à compléter] (dénommée dans le cadre des présentes « Nous »).

4. Collecte et traitement des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées pour répondre à une ou plusieurs des finalités suivantes :

(i) Gérer votre accès à la Plateforme et aux services accessibles sur la Plateforme et leur utilisation, ainsi que répondre à toute demande concernant votre utilisation des services,

(ii) Effectuer les opérations relatives à la gestion et au suivi de nos relations avec nos clients, à l’occasion de l’utilisation de nos services, concernant notamment les commandes, les factures, les contrats, les programmes de fidélité, 

(iii) Constituer un fichier d’utilisateurs, de clients et prospects,

(iv) Adresser des newsletters ou tous messages informatifs relatifs à notre actualité et/ou toute évolution de nos services et/ou toute opération promotionnelle ou publicitaire. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos données ;

(v) Adresser des publicités, et notamment des publicités de nosproduits et services, dont des publicités ciblées, par email, par SMS ou par téléphone. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos données. 

(vi) Communiquer vos données d’identification aux membres du groupe [à compléter] ou à nos partenaires, dont la liste est indiquée sur la Plateforme. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos données.

(vii) Élaborer des statistiques d’utilisation et de fréquentation de nos services,

(viii) Optimiser le fonctionnement et l’efficacité des services que nous vous proposons,

(ix) Gérer la gestion des avis des personnes sur des services ou contenus,

(x) Gérer les impayés et les contentieux éventuels quant à l’utilisation de nos services,

(xi) Respecter nos obligations légales et réglementaires. 

Nous vous informons, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Nous vous indiquons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.

5. Destinataires des données collectées et traitées

Le personnel de notre société, les services chargés du contrôle (le cas échéant, un commissaire aux comptes) et nos sous-traitants auront accès à vos données à caractère personnel. Notamment, vous êtes informés que la Plateforme est accessible à distance en mode Saas (software as a service), et que celle-ci est éditée par la société SPYRITsystèmes d’information, société à responsabilité limitée, inscrite au Registre du commerce et des sociétés de Versailles sous le numéro 431 433 184, qui gère la maintenance et l’hébergement de cette Plateforme.

Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

Sauf refus de votre part lors de la collecte de vos données, nous communiquerons également vos données d’identification dont le détail est indiqué à l’article 1 de la présente Charte, aux sociétés du groupe [à compléter] / aux partenaires dont la liste est précisée sur la Plateforme.Chacune de ces sociétés pourra les utiliser pour les mêmes finalités et sous les mêmes conditions que celles visées dans la présente Charte. Chaque société reste toutefois seul et unique responsable du respect de ses obligations légales et déclaratives dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel qu’elle effectue par elle-même, avec ses propres moyens et pour ses seuls besoins. Nous ne sommes responsables que de notre utilisation de vos données à caractère personnel, à l’exclusion de toutes autres utilisations effectuées par l’une de ces sociétés.

6. Cession des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers. 

Par dérogation et si vous nous donnez votre accord, nous pourrons transmettre vos données à caractère personnel aux sociétés du groupe [à compléter] / à nos partenaires dont la liste est indiquée sur la Plateforme.

Cependant, vous êtes informés que nous nous réservons la possibilité de communiquer à des tiers vos données entièrement anonymisées et sous forme agrégée, c’est-à-dire dans une forme ne permettant pas de vous identifier, de quelque manière que ce soit.

7. Durée de conservation des données à caractère personnel

(i) Concernant les données relatives à la gestion et au suivi des relations avec les utilisateurs de nos services :

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de notre relation avec vous. Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.

Nous conservons vos données pendant un délai maximum de trois (3) ans à compter de la collecte de vos données ou du dernier contact émanant de l’utilisateur ou de la fermeture de votre compte sur la Plateforme. 

Au terme de ce délai de trois (3) ans, nous pourrons reprendre contact avec vous pour savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des informations sur nos services.

(ii) Concernant les données relatives aux cartes bancaires :

Les transactions financières relatives au paiement des opérations de financement et des frais via la Plateforme, sont confiées à un prestataire de services de paiement qui en assure le bon déroulement et la sécurité.

Pour les besoins des services, ce prestataire de services de paiement peut être amené à être destinataire de vos données à caractère personnel relatives à vos coordonnées bancaires été notamment vos numéros de cartes bancaires, d’IBAN ou de RIB, qu’il recueille et conserve en notre nom et pour notre compte.

Nous n’avons pas accès à ces données.

Pour vous permettre de réaliser régulièrement des paiements sur la Plateforme, vos données relatives à vos cartes bancaires sont conservées pendant le temps de votre inscription sur la Plateforme et à tout le moins, jusqu’au moment où vous réalisez votre dernière transaction.

En ayant coché sur la Plateforme la case expressément prévue à cet effet, vous nous donnez votre consentement exprès pour cette conservation.

Les données relatives au cryptogramme visuel ou CVV2, inscrit sur votre carte bancaire, ne sont pas stockées.

Si vous refusez que vos données à caractère personnel relatives à vos numéros de cartes bancaires soient conservées dans les conditions précisées ci-dessus, nous ne conserverons pas ces données au-delà du temps nécessaire pour permettre la réalisation de la transaction.

En tout état de cause, les données relatives à celles-ci pourront être conservées, pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction, en archives intermédiaires, pour la durée prévue par l’article L 133-24 du Code monétaire et financier, en l’occurrence treize (13) mois suivant la date de débit. Ce délai peut être étendu à quinze (15) mois afin de prendre en compte la possibilité d’utilisation des cartes de paiement à débit différé.

(iii) Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection :

Les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition sont conservées au minimum trois (3) ans à compter de l’exercice du droit d’opposition.

(iv) Concernant les statistiques de mesure d’audience :

Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant leur traçabilité ou fréquentation ne seront pas conservées au-delà de treize (13) mois. 

(v) Concernant l’archivage des données relatives aux opérations bancaires :

A l’issue de la durée de conservation de vos données telle que précisée ci-dessus, nous vous informons que nous archivons vos données pendant un délai de deux (2) ans pour répondre à nos obligations légales, notamment en termes de lutte contre la fraude bancaire et le blanchiment d’argent. 

8. Sécurité

Nous vous informons prendre toutes précautions utiles,